GESTION DU PERSONNEL

CRÉATION ET AFFECTATION DES PLANNINGS

Dites adieu aux devinettes de planification des horaires des employés.

Un calendrier précis commence par des prévisions précises.

Notre logiciel de pointage vous permet de créer des plages horaires placées par la suite dans des plannings cycliques. Ce système permet de gérer d'une manière simple les plannings des différentes catégories d'employés. Il suffit par la suite d'affecter les plannings créés à la liste de vos employés.

La solution peut prendre en considération les variations saisonnières, les événements et les jours fériés de manière cohérente afin de vous fournir le moyen complet pour gérer vos plannings.

Plages horaires : AcurTime dissèque la journée de travail en plusieurs parties présentant des intervalles de temps appelés plages horaires.

Planning : il s'agit d'emplois de temps cycliques ( 1/x semaines, 1/x jours) permettant de confectionner des horaires simples tel que la double séance ou complexe comme les rotations d'équipes.

GESTION DES CONGÉS

AcurTime vous fournira avec un minimum d'intervention humaine des informations précises, objectives et incontestables sur la présence de vos employés. En effet, notre solution vous offre la possibilité de paramétrer les congés planifiés en avance ou de les ajouter d'une manière manuelle en cas de besoin.

De ce fait, les responsables RH ont une vision synthétique des durées de présence ou d'absence des employés, du décompte des congés ou des heures supplémentaires

Notre Solution vous offre :
Planification automatique des congés et gestion des absences (congés payés, absence, maladie...).
Calcul du droit au congé à la fin de chaque mois en nombre de jours et montant.
Possibilité de générer automatiquement des rapports sur les congés pour tout ou une partie du personnel.

Evénements : il s'agit d'évènements d'absence (autorisation, mise à pieds..), les différents motifs de congés et les missions, ces évènements sont affectés au fur et à mesure qu'ils sont constatés soit par l'operateur du logiciel soit de façon automatique notamment pour les missions (utilisation de code mission sur le terminal de pointage).

Gestion des jours fériés : AcurTime permet de confectionner des calendriers de jours fiers (chaumés/payés ou non) fixes et variables.

LA GESTION DES ABSENCES

"L’absence des employés peut représenter pour une entreprise un coût équivalent à 35 % de la somme totale consacrée à la paie" (Mercer, 2010).

La bonne gestion des absences permet de mieux gérer le coût lié à l’absentéisme.

En effet, il est fondamental de gérer au mieux les absences, les congés longue durée, les congés de maladie, les arrivées tardives, les départs précoces et les pauses trop longues. La bonne nouvelle ? La solution AcurTime complètement automatisée permet de contrôler l’absentéisme et ses effets sur la productivité.

Contrôlez l’absence de vos employés

Les absences influencent les résultats de votre entreprise. Planifiées ou non, les absences ont un coût, entraînent des risques et diminuant la productivité.

Coûts : l’absence des employés représente en moyenne 35% de la somme totale consacrée à la paie. Ce chiffre englobe les coûts directs (rémunération des employés absents) et les coûts indirects (perte de productivité et recours à de l’effectif intérimaire).

Risques : les entreprises qui ne disposent pas de systèmes de contrôle d’absence prennent le risque de ne pas respecter leurs engagements à cause d'un taux élevé d'absentéisme.

Productivité : les absences tuent la productivité.

Pour contrôler l’impact de l’absentéisme, il faut que vous puissiez observer les tendances, identifier les employés ayant des problèmes d’absences afin d’améliorer la productivité de votre équipe.

CALCUL DES INFORMATIONS DE PRÉSENCE

Le calcul des informations de présence peut être engagé sur un seul, un groupe (département, Sté…) ou une sélection d'employés, sur une période de temps prédéterminée (période de paye, une semaine,…) ou un intervalle de date librement choisi.

Une fois le calcul terminé AcurTime présentera l'information sur différents tableaux et graphiques :

1. Un tableau reprenant les évènements constatés pour la période en question.

2. Un tableau d'analyse des informations de présence sous forme de Dashboard.

3. Un calendrier qui représente graphiquement les entrées et les sorties.
Les informations de présence (retards, présence, planning, heures supplémentaires ou autres informations que le client juge significatives) sont configurées selon les exigences du client via des formules de calcule basées sur les éléments de planning, de pointage et des évènements.
Ce système de formule (à la manière d'Excel) permet à AcurTime d’être une solution simple et flexible.

4.AcurTime est aussi fourni avec un générateur de rapport sophistiqué qui permettra au client d'intégrer autant de rapports qu'il désire à la manière de Crystal Report de SAP (Tableau de bord, rapport des retardataires, rapport des heures sup…).

Le même générateur de rapport permet aussi de les éditer donnant encore plus de flexibilité à la présentation des informations de présences (tri, groupage, filtre personnalisé, graphique, tableaux croisés, formules, script de programmation…).

GESTION DES TERMINAUX

Nous offrons des solutions hardware et software complémentaires pour une efficacité incontournable.

Notre solution AcurTime peut gérer un nombre illimité de pointeuses situés sur un même site ou à distance. Cette option vous offre l'avantage de centraliser l'information et de générer des rapports détaillés portant sur votre personnel.

Notre Solution permet, outre l'édition des informations des terminaux de pointage :
- La synchronisation du temps.
- La synchronisation entre la base de données du logiciel et celle des terminaux.
- La sauvegarde des empreintes des employés (qui peuvent être envoyés à un autre terminal évitant ainsi la double saisie).
- Recherche des terminaux connectés.
- Détection des erreurs (il s'agit ici d'une matricule ou d'une carte différente dans deux terminaux ou autres inconsistance de données).
- Configuration des sonneries d'entrée et sorties des employés.
- Tester la connectivité des machines.
- Téléchargement des pointages (qui peut se faire manuellement ou automatiquement sur des intervalles prédéfinis).

Nous pouvons vous conseiller sur les meilleures modèles de pointeuses pouvant être gérées par notre solution avec notre partenaire matériel : www.pointage.biz

EXPORTATION DES DONNÉES

Les données de pointage sont exportables vers plusieurs formats selon vos besoins pour la gestion de paie par la suite.

Les données stockées sont disponibles pour les responsables des Services Ressources Humaines. Les applications accessibles via des login et mots de passe font état des temps de présence et d'absence, des événements de l'entreprise.

AcurTime est aussi fourni avec un générateur de rapport sophistiqué qui vous permettra d'intégrer autant de rapport qu'il désire à la manière de Crystal Report de SAP (Tableau de bord, rapport des retardataires, rapport des heures sup…).

Le même générateur de rapport permet aussi de les éditer donnant encore plus de flexibilité à la présentation des informations de présence.

WORKFLOW

C'est la partie intelligente du logiciel, elle permet de créer et de contrôler tous les processus liés au temps de présence. Ce module permet de créer des tâches automatiques selon des déclencheurs bien déterminés.

Exemple 1 : envoi automatique des rapports des retardataires dans une fréquence donnée.

Exemple 2 : désactivation automatique du pointage d'un ou plusieurs employés après un dépassement d'un seuil de retard autorisé et préconfiguré.